Nedávno som bol pozvaný na jednu firemnú akciu, kde som mal predniesť, niečo, čo by sme nazvali motivačným príhovorom, kde sa zamestnancom predstavila nová koncepcia  vedenia firmy. Blok, ktorý bol plánovaný pre moju prezentáciu mal mať dĺžku 3 hodiny a mal byť rozdelený do dvoch častí. Keďže to bola pre firmu dôležitá udalosť, tak som sa aj patrične pripravil a nad prezentáciou som strávil niekoľko dní. A  asi si viete predstaviť moje sklamanie, keď som neustálym pozeraním na hodinky zisťoval, že  moji predrečníci mi odoberajú z môjho drahocenného času stále viac a viac.  Okrem toho, že ich nikto nezastavil, sa celá akcia v čase celkom nepríjemne posúvala, čo neprídavalo na pokoji a sústredení účastníkov a samozrejme ja miera mojej nervozity utešene rástla. Čas, ktorý mi ostal: 60 minút, bez šance, že by som ho mohol posunúť. To by ma asi tí ľudia zožrali aj s topánkami:) Naveľa som sa mal konečne postaviť pred ľudí. Ale čo  urobíte z troma hodinami, keď ich máte vmáčknuť do hodiny jednej? Tu je niekoľko inšpirácií, ktorými som sa riadil ja.

• Už počas prípravy prezentácie rátajte s niečím ako je časový posun. Je to vysoko pravdepodobné vtedy, keď ste na nejakej konferencii, alebo vaša prezentácia je jednou zo série prezentácií. Väčšinou na konferenciách býva niekto, kto vás usekne, pokiaľ tú svoju prezentáciu moc naťahujete. Ale ak nie je tak si to useknutie musíte zaranžovať sami.
• Ak máte sami problém s dodržiavaním času, zabezpečte si timer. Či už to budú vaše hodinky na ruke, ktoré vám začnú pípať, keď uplynie váš čas alebo niekto v publiku, kto vám dá znamenie, že sa máte z pódia stratiť.
• Ak raz účastníkom poviete, že vaša prezentácia bude trvať 60 minút, tak nech trvá skutočne 60 minút. Ak je prehrešok, ktorý publikum veľmi ťažko odpúšťa, tak je to práve nedochvíľnosť. Keď som skončil svoju prezentáciu, pozrel som na hodinky. Ubehlo presne 60 minút.  Pani, ktorá sedela najbližšie ku mne na mňa pozrela a hovorí „stopovali sme vám to, či to bude naozaj hodina a naozaj to hodina bola, ste dobrý…“. Je možné, že po nejakom čase si vytrénujete  tzv. vnútorný budík, ktorý vám bude strážiť čas sám.
• Ak chcete získať sympatie publika,tak skončite ešte aspoň o 5 minút skôr ako ste povedali. Všetci budú nadšení, a to zvlášť vtedy, keď majú za sebou niekoľko hodín počúvania a sústredenia.
• Zabezpečte si čo najviac svetla. Miera svetla ovyplyvňuje mieru sústredenia. Niektorí prezentujúci majú taký názor, že je potrebné zhasnúť keď beží prezentácia.Nerobte to. Väčšina súčasných projektorov má dostatočný výkon na to, aby nebolo potrebné zhasnúť. Okrem toho, nie prezentácia je dôležitá, ale vy. Vy ste lídrom a jadrom celej prezentácie, nenechajte projektoru a ppt prezentácii  aby držala v rukých opraty vašej prezentácie. Ak sú zastreté závesy, odtiahnite ich.
• Nedovoľte otázky, resp.ak otázky sú, dajte priestor na ich zodpovedanie až po skončení prezentácie. Tí,ktorých odpoveď naozaj zaujíma, ostanú a prídu za vami. A tí, ktorí sa ponáhľajú domov, pôjdu domov.
• Vždy používajte prezentér (diaľkové ovládanie na posun slidov). Presunom k pc a späť k publiku strácate drahocenný čas, navyše vaša prezentácia strašným spôsobom stráca dynamiku.
• Môj obľúbený autor Guy Kawasaki hovorí, že aj tá najrozsiahlejšia prezentácia by sa mala zmestiť do niekoľkých sekúnd. Predstavte si, že máte len 30 sekúnd na vašu prezentáciu, čo by z nej ostalo? To je to najdôležitejšie čo musíte povedať a čo vo vašej prezentácii ostane za každých okolností.
• Udrživajte čo najužší kontakt s publikom. Opustite bezpečie rečníckeho pultíku a choďťe medzi ľudí. Čím osobnejší ste, tým vás publikum bude mať radšej.

Dúfam, že týchto zopár bodov vám pomôže zvládnuť situáciu, keď budete mať málo času a budete toho chcieť povedať naozaj veľa. Držím vám palce.

A aké sú vaše skúsenosti s  nedostatkom času v prezentácii? Ako to riešite?

PS:Ak si chcete vyskúšať vaše prezentačné zručnosti a dostať na ne spätnú väzbu, máte možnosť využiť Creativitypool skupinu.

photo credit: Thomas Hawk